Três Etapas para Organizar um Evento

Organizar um evento pode não parecer fácil, mas quando dividimos os preparativos em etapas o planejamento parece fluir de forma muito mais tranquila.

Tenho me envolvido com os preparativos da minha festa de aniversário de casamento, e inicialmente fiquei bem perdida sobre por onde começar e como fazer o evento acontecer. Mas, depois de algumas pesquisas e pedir ajuda para amigas que já tinham organizado outras festas, percebi que produzir um evento se trata de basicamente três etapas: lista de convidados, buffet e local. Vamos detalha-las e talvez esse post ajude você a planejar uma festa também.

Como Organizar um Evento

Lista de Convidados

A primeira coisa que se deve fazer é uma lista de convidados, pois é ela quem vai dar base à outros preparativos da festa. Faça uma tabela ou planilha e divida seus convidados por família, separando o número de crianças.

O critério sobre quem deverá ser convidado ou não deve ser definido pelos anfitriões da festa. Por exemplo, o último evento que organizei foi meu casamento (há dez anos atrás), na época muita gente se auto convidou por meio de indiretas constrangedoras e desnecessárias, além de que alguém da minha família (vulgo minha mãe), sempre achava injusto que alguém em especial não fosse convidado por minha decisão. No fim, cerca de 120 pessoas foram convidadas para o meu casamento (112 compareceram), e o critério era que fossem meus amigos, familiares que eu tivesse mais contato e pessoas da minha ou da convivência do meu marido. Amigos dos meus pais que eu não tinha intimidade e colegas de trato formal não foram convidados.

Além disso, no convite é sempre bom deixar claro de forma sutil e elegante que convidado não convida, ou seja, quem foi convidado não deve levar ninguém a mais do que fora constatado no convite. Lembrando também que o convite se estende à família de trato direto, então se você pretende convidar um colega de trabalho por exemplo, conte em sua lista de convidados essa pessoa e todos que moram com ela na mesma casa.

A Escolha do Buffet

Não existe festa sem comida não é mesmo?! Em alguns eventos que já participei foi solicitado aos convidados que cada qual levasse um prato doce ou salgado e/ou bebida, por aqui nós chamamos isso de festa americana, e é uma boa opção de alimentação durante a festa se os seus convidados costumam colaborar. Porém, existe uma grande gama de buffets que você pode escolher para o seu evento, basta ter em mente seu orçamento.

É costume que em casamentos seja oferecido um jantar, mas também pode ser café colonial ou um breakfast. Eventos mais casuais podem ter salgadinhos e docinhos tradicionais, churrasco e até rodízio de pizza. Alguns buffets ofertam também o finger food, que são pequenas porções servidas em tamanho reduzido, para que os convidados consumam com as mãos, sem necessidade do uso de louça. No caso de finger food em festa de aniversário infantil muitos pais mandam confeccionar de forma personalizada a embalagem para batata frita e outros alimentos, tornando a comida parte da decoração.

O Local do Evento

Com a lista de convidados em mãos e a escolha do tipo de comida que deseja servir, é hora de determinar o local do evento. Nessa etapa é muito importante que se leve em conta o horário da festa e até mesmo o clima. Escolhendo fazer um casamento ao ar livre por exemplo, confira se o lugar oferece também a opção de organizar a cerimônia em local fechado, caso chova.

Algumas empresas oferecem não apenas o lugar para a realização da festa, mas também o buffet e a decoração, o que já ajuda bastante na organização do evento. Certifique-se de que o lugar tenha tudo o que deseja para a sua festa, como pista de dança, brinquedos para as crianças e/ou cozinha e churrasqueira.

Essas são as três etapas cruciais e iniciais para a realização do seu evento, depois você pode pensar nos pormenores de decoração, lembrancinhas e vestimenta. Assegurando as escolhas certas na organização da sua festa, ela tem tudo para ser inesquecível.